La version 1.4 de Booking Activities a été réalisée pour répondre aux besoins d’une nouvelle catégorie de prestataires d’activités. Vous allez désormais pouvoir proposer des activités tout en restreignant leurs disponibilités.
Quelles sont les nouvelles fonctionnalités ? Pourquoi et comment les utiliser ? Voici les réponses :
Période de disponibilité
Pour votre organisation, pour des aspects logistiques ou quelques autres raisons, il est parfois préférable de clore les réservations quelques jours avant que l’évènement ne commence. Pour les mêmes raisons, vous ne souhaitez peut-être pas que vos clients réservent un évènement trop à l’avance.
Booking Activities propose désormais de paramétrer une fenêtre de réservation entre X et Y jours à compter d’aujourd’hui. Tous les évènements situé avant ou après ne seront plus / pas encore réservables.
Vous pouvez paramétrer cette période globalement dans les paramètres généraux de Booking Activities ou bien par planning. Pour autant, les dates fixes d’ouverture et de fermeture de vos plannings sont toujours de rigueur.
Les fonctionnalités suivantes sont toutes disponibles à la fois pour les activités ET pour les catégories de groupes d’évènements.
Évènements privés (ou semi-privés)
Il est désormais possible de limiter le nombre d’utilisateurs par évènement. Ainsi, si vous n’autorisez qu’un seul utilisateur (une seule commande) par évènement, votre évènement sera privé. Aucun autre utilisateur ne pourra réserver cet évènement, même s’il reste des places disponibles.
Vous pouvez autoriser plus d’utilisateurs (2, 3…) si vous souhaitez accueillir un nombre défini de groupes de participants à vos évènements.
Par ailleurs, il sera toujours possible pour l’utilisateur de réserver à nouveau son évènement privé, au cas où un retardataire voudrait se greffer à son groupe.
Nombre min et max de réservations par utilisateur
Cette fonctionnalité vous permet de vous assurer que chaque utilisateur réserve au moins X places de votre évènement, et au plus Y places.
Ainsi, si vous proposez des cours, vous pouvez être certain(e) que vos participants ne réservent pas leurs cours en double. De même, ces paramètres vous seront indispensables si vous voulez que vos clients viennent en groupes de taille variable tout en proposant un prix proportionnel au nombre de participants.
Utilisée avec la fonctionnalité précédente, elle vous permettra de résoudre des besoins complexes. Par exemple, si pour chaque évènement vous avez 3 guides (moniteurs, professeurs, …) pouvant accueillir chacun 1 groupe privé de 5 à 8 personnes, il suffira d’utiliser cette configuration : Qté min par utilisateur = 5, Qté max par utilisateur = 8, Nb d’utilisateurs max par évènement = 3.
De la même manière que la fonctionnalité précédente, un utilisateur pourra compléter sa commande par la suite dans la limite du nombre maximal de réservations autorisées.
Activités par rôles d’utilisateurs
Restreignez des activités à certains groupes utilisateurs. Seuls les utilisateurs possédant l’un des rôles autorisés pourront voir et réserver les (groupe d’) évènements en question.
Ainsi, il vous est par exemple possible de proposer des activités ou des bundles d’évènements à vos clients premium uniquement.
Date limite pour modifier les évènements réservés
Jusqu’à présent, il était possible de paramétrer une date limite commune à l’ensemble de votre site pour annuler ou replanifier un évènement réservé. Par exemple, si vous mettiez “7”, vos clients pouvaient modifier leurs réservations jusqu’à 7 jours avant que l’évènement ou le groupe d’évènements ne commence.
Maintenant, cette limite est paramétrable indépendamment pour chaque activité et chaque catégorie de groupes.
En effet, toutes vos activités ne sont pas égales, certaines sont plus engageantes que d’autres. Vous pourrez ainsi même totalement désactiver la possibilité de modifier la réservation en utilisant un nombre de jours suffisamment élevé.
Groupes d’évènements ayant débuté
Un groupe d’évènements peut s’étaler sur plusieurs jours. Jusqu’à présent, tant que le dernier évènement du groupe n’était pas passé, vous pouviez réserver le groupe. Dorénavant vous pouvez au contraire définir que les groupes d’évènements doivent être inaccessibles aussitôt que le premier évènement est passé.
Cette fonctionnalité est disponible dans les paramètres globaux et pour chaque catégorie de groupes. Libre à vous de définir quels groupes peuvent être réservés même une fois commencés.