Booking Activities 1.10 – Annuler ou replanifier un évènement réservé et notifier les client(e)s

Cette nouvelle version de Booking Activities vous permet d’annuler facilement un évènement ou de le reporter. Toutes les réservations seront annulées ou décalées en même temps et vos client(e)s en seront informé(e)s.

Des options permettant de délier les évènements répétés ont été ajoutées, afin d’isoler facilement la ou les occurrences que vous souhaitez modifier.

 

Décaler un évènement réservé

Pour replanifier un évènement réservé, allez dans les paramètres de l’évènement et cliquez sur le bouton “Déplacer”.
Vous pourrez alors choisir la nouvelle date de début et de fin de l’évènement.

Vous pouvez également glisser-déposer l’évènement sur le calendrier pour le déplacer.

Si l’évènement est réservé, une boîte de dialogue vous avertira que les réservations seront replanifiées. Vous aurez alors la possibilité d’envoyer une notification de replanification à vos client(e)s.

Les détenteurs(trices) du module Notification Pack pourront ajouter un message afin d’apporter plus d’explications à leurs client(e)s concernant ce report.

La notification envoyée est « La réservation est replanifiée », vous pouvez la personnaliser dans Booking Activities > Réglages > onglet Notifications. Les utilisateurs(trices) du module Notification Pack devront ajouter la balise {admin_message} à l’endroit désiré pour que leur message s’affiche.

Notez que vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour modifier la durée de l’évènement. Cela est également possible en faisant glisser la languette située au bas des évènements. (L’option permettant d’autoriser la modification de la durée de l’évènement a été supprimée des paramètres des activités, cela est désormais toujours possible).

Attention toutefois si votre évènement est répété, toutes les occurrences de l’évènements seront décalées !
Les notifications quant à elles ne seront envoyées que pour les évènements futurs.
Si vous ne souhaitez décaler qu’une seule occurrence, il faudra tout d’abord la délier.

 

Délier une occurrence d’un évènement répété

Pour modifier une occurrence d’un évènement répété sans modifier les autres, allez dans les paramètres de l’évènement et cliquez sur le bouton “Délier”.

Vous aviez déjà la possibilité de

  • délier l’occurrence sélectionnée (celle sur laquelle vous avez cliqué) afin de la rendre indépendante
  • délier les occurrences réservées, de sorte à obtenir un évènement comprenant les occurrences réservées et un évènement comprenant les occurrences libres

Deux options ont été ajoutées afin de couvrir la plupart des cas d’utilisation :

  • délier les occurrences suivantes, de sorte à ce que vous puissiez modifier uniquement les évènements futurs et laisser les évènements passés tels quels
  • délier chaque occurrence, pour que chaque occurrence soit totalement indépendante

 

Annuler un évènement réservé

Pour annuler un évènement réservé, allez dans les paramètres de l’évènement (ou du groupe d’évènements) et cliquez sur le bouton “Supprimer”.

Si l’évènement est réservé, une boîte de dialogue vous donnera la possibilité d’annuler les réservations de l’évènement à cette occasion. Si vous activez cette option, vous aurez alors la possibilité d’envoyer une notification d’annulation à vos client(e)s.

Tout comme pour le report d’un évènement, si vous avez le module Notification Pack vous pourrez ajouter un message pour donner de plus amples informations à vos client(e)s.

La notification envoyée est « L’état de la réservation devient « Annulé » », vous pouvez la personnaliser dans Booking Activities > Réglages > onglet Notifications. Les utilisateurs(trices) du module Notification Pack devront ajouter la balise {admin_message} à l’endroit désiré pour que leur message s’affiche.

Attention à nouveau si votre évènement est répété, toutes les occurrences de l’évènements seront supprimées !
Dans le cas des groupes d’évènements et des évènements répétés, seules les réservations futures seront annulées, et les notifications ne seront envoyées que pour celles-ci.

 

Exporter les adresses e-mails des client(e)s

Ceci n’est pas une nouveauté, mais un rappel utile si vous souhaitez envoyer un e-mail personnalisé à tou(te)s vos client(e)s ayant réservé un évènement. Vous pouvez facilement obtenir la liste de leurs adresses e-mails.

  • Allez dans Booking Activities > Réservations
  • Sélectionnez les status “Livré”, “Réservé” et “En attente” dans les filtres
  • Cliquez sur l’évènement désiré sur le calendrier (s’il n’apparait pas, cliquez sur “Afficher le calendrier”)
  • Cliquez sur “Exporter les réservations”
  • Allez dans l’onglet “CSV”
  • Dans “Colonnes à exporter”, ajoutez “E-mail du client” et supprimez les autres colonnes
  • Cliquez sur “Générer le lien d’exportation” puis sur “Exporter”

Le fichier téléchargé contient la liste des adresses e-mails des client(e)s ayant une réservation active pour l’évènement sélectionné. Vous pourrez alors copier / coller toutes ces adresses à la fois dans le champ “Destinataires” de votre e-mail.

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