Le module Waiting List permet à vos clients de s’inscrire aux évènements complets, sur une liste d’attente. Lorsque l’évènement devient disponible, une notification leur est envoyée, ou bien, la place est directement réservée au premier client de la liste d’attente. Waiting List est l’outil idéal pour faire face aux désistements, pour vendre de nouvelles places en fonction de l’attractivité de vos évènements, ou encore pour donner à vos clients une seconde opportunité de réserver.
Rejoindre une liste d’attente
L’icône « notification » s’affiche sur les évènements indisponibles. Les clients pourront sélectionner ces évènements et remplir le formulaire de réservation normalement. Le bouton « Réserver » est remplacé par un bouton « Rejoindre la liste d’attente ».
Les clients peuvent alors entrer l’adresse e-mail à laquelle ils souhaitent être notifiés, et la quantité souhaitée. Le nombre de personnes déjà sur la liste d’attente est affiché, ainsi qu’une description du fonctionnement de la liste d’attente.
Les clients seront automatiquement avertis par e-mail lorsque l’évènement sélectionné sera disponible pour la quantité souhaitée.
Avec le module Resource Availability, la liste des ressources sélectionnées sera affichée et les clients ne seront notifiés que si celles-ci sont disponibles.
Trois modes de fonctionnement différents
Vous pouvez configurer l’action à effectuer lorsqu’un évènement devient disponible :
- Notifier tout le monde : Un e-mail sera automatiquement envoyé à tous les clients sur la liste, le premier client à faire la réservation sur votre site obtiendra la place.
- Réserver temporairement : La place sera réservée au premier client sur la liste pour une durée définie (paramétrable). Le client devra confirmer la réservation avant la fin du délai imparti, sinon, la place sera attribuée au prochain client sur la liste, et ainsi de suite.
- Réserver : La place sera réservée au premier client sur la liste de manière ferme et définitive.
Vous pouvez attribuer un mode de fonctionnement différent à chaque formulaire de réservation.
Par défaut, la position des clients sur la liste d’attente est définie par leur date de réservation, mais il est possible de mélanger aléatoirement les listes d’attente afin que chaque participant ait les mêmes chances d’être sélectionné.
Mode 1 : Notifier toute la liste d’attente
Le module Waiting List vous permet d’envoyer une notification à toutes les personnes sur la liste d’attente aussitôt qu’un évènement se libère, à condition que la quantité souhaitée par le client soit disponible.
S’il y a plusieurs clients sur la liste d’attente, ils seront tous avertis en même temps et devront être le premier à réserver : premier arrivé, premier servi.
Cette notification est entièrement personnalisable, de même que toutes les autres notifications liées aux listes d’attente. L’administrateur pourra également être informé de la même manière.
Le module Notification Pack vous permet également d’envoyer ces notifications par SMS ou Push.
Mode 2 : Réservation temporaire
Alternativement, vous pouvez configurer le module Waiting List pour réserver temporairement la place au premier client de la liste d’attente dès qu’un évènement devient disponible. Dans ce cas, la place est bloquée pour ce client pour une durée limitée, aucun autre client ne peut réserver l’évènement au cour de cette période.
Le client est averti par e-mail et doit confirmer ou refuser la réservation dans le temps imparti. Vous pouvez définir ce délai à votre convenance. S’il refuse, ou si le délai expire, la réservation est automatiquement rejetée, et le même processus s’applique au client suivant sur la liste.
Si vous utilisez WooCommerce, le client doit payer pour confirmer la réservation. Une commande est automatiquement créée et la réservation n’est confirmée que lorsque le paiement est validé.
Grâce au module Prices and Credits, vos clients peuvent également payer leur réservation avec leurs crédits.
Mode 3 : Réservation ferme
Enfin, le module Waiting List permet de faire une réservation ferme pour le premier client de la liste d’attente dès que l’évènement souhaité devient disponible.
Dans ce cas, la réservation est validée d’office sans requérir de paiement, il vous faudra donc gérer manuellement le paiement si nécessaire.
Déclenchement du traitement des listes d’attente
De nombreuses actions peuvent redonner de la disponibilité à un évènement. Par exemple, un client qui annule une réservation ou la replanifie, mais aussi un administrateur qui modifie une réservation ou qui augmente directement la disponibilité d’un évènement.
Il n’est parfois pas souhaitable de traiter les listes d’attente après chacune de vos tâches d’administration, c’est pourquoi vous pouvez activer ou désactiver chaque déclencheur individuellement depuis les réglages de Booking Activities.
Vous pouvez également déclencher manuellement le traitement des listes d’attente depuis le back office pour les réservations sélectionnées uniquement.
Prérequis
Waiting List est un module complémentaire pour Booking Activities, vous devez donc d’abord installer et activer Booking Activities. Les fonctionnalités liées à WooCommerce sont automatiquement activées lorsque WooCommerce est installé et activé également.
1.0.6 - 2026/06/02
- Dev - Pass full booking object in bookacti_send_booking_status_change_notification function instead of partial data
- Dev - Compatibility with Notification Pack 1.4.2
1.0.5 - 2026/05/20
- Tweak - Keep form values after being redirected to log in page (with Booking Activities 1.18.0)
- Dev - Compatibility with Booking Activities 1.18.0
1.0.4 - 2026/03/27
- Dev - Compatibility with Resource Availability 1.3.0
1.0.3 - 2026/03/05
- Fix - Do not show (group of) events as waitlistable on calendar if they are on days off
- Dev - Compatibility with Booking Activities 1.17.0
1.0.2 - 2026/02/03
- Fix - Prevent customers from joining a waiting list if they have already booked the event and reached the "Max bookings per user" option value
1.0.1 - 2026/01/12
- When using an object cache plugin, and manually process a specific waiting list booking, if it is accepted, customer may not be able to confirm it
1.0.0 - 2025/12/09
- Feature - Enable waiting lists per booking form
- Feature - Select a waiting list action per booking form: "Notify", "Temporarily book" or "Book"
- Feature - Option to randomize waiting lists per booking form
- Feature - Allow customers to select a specific quantity before joining waiting list (and specific resources with the Resource Availability add-on)
- Feature - Allow customers to update their waiting list booking, and retain their position and acceptance if possible
- Feature - Allow customers to confirm or reject an accepted waiting list booking within the alloted time (configurable)
- Feature - Create an order to confirm an accepted waiting list booking (with WooCommerce, or pay with a booking pass with the Prices and Credits add-on)
- Feature - Automatically reject accepted bookings on the waiting list after the allotted time and give a chance to the next person on the list
- Feature - Automatically process the waiting lists when an event becomes available + option to enable or disable the specific triggers
- Feature - Automatically reject past waiting list bookings (configurable)
- Feature - Manually process the selected waiting list bookings from the backend
- Feature - Send customizable notifications when customers join or leave a waiting list, when a waitlisted event becomes available, and when a waiting list booking is accepted
- Feature - Add notification tags: {waiting_list_position}, {waiting_list_expiration}, {waiting_list_url}