Le module Resource Availability vous permet de gérer vos ressources (humaines ou matérielles). Il garantit que les ressources nécessaires à la réalisation d’un évènement soient disponibles, sinon, il empêche sa réservation. Si vous proposez plusieurs activités en même temps, mais que vous ne pouvez pas vous couper en deux (vous ou votre matériel), ce module complémentaire est fait pour vous. Il est également conçu pour répondre à une grande variété de cas complexes.

 

Configurer vos ressources

La première chose que vous pouvez faire est d’enregistrer vos ressources et de définir combien d’entre elles vous avez.

Une ressource peut être assignée à chaque réservation ou une seule fois à l’ensemble de l’évènement. Il est également possible d’affecter une ressource à quelques réservations, par exemple, si votre ressource (un véhicule, une salle, un équipement, etc.) peut accueillir entre x et y personnes.

Vous pouvez indiquer si la ressource doit être masquée, c’est-à-dire si le client ne doit jamais savoir que cette ressource est associée à sa réservation.

Vous pouvez définir des périodes d’indisponibilité, telles que des jours de congé pour votre personnel. Chaque évènement nécessitant cette ressource sera indisponible pendant ces périodes. De même, vous pouvez totalement désactiver la ressource pour rendre tous ces évènements indisponibles immédiatement.

 

Allouer des ressources à vos activités

Maintenant que vous avez inventorié vos ressources, vous pouvez les allouer à vos activités.

Dans vos paramètres d’activité, choisissez les ressources et la quantité qui doivent être assignées lors d’une réservation.

Astuce : vous pouvez sélectionner une catégorie de ressources à la place. La catégorisation de vos ressources vous permet d’ajouter ou de supprimer facilement des ressources à l’avenir, sans avoir à modifier les paramètres d’allocation.

Ici, vous définissez également si une ressource doit être affectée à chaque réservation ou une seule fois à l’évènement entier. Par exemple, si vous proposez une excursion guidée en quad, vous devez allouer un quad par réservation et un guide par évènement.

Allouer des ressources à des groupes d’événements
Tout comme pour vos activités, vous pouvez allouer des ressources à affecter uniquement si le groupe est réservé. Par exemple, si vous groupez un évènement le matin et un évènement l’après-midi, vous pouvez allouer un repas par réservation pour le groupe uniquement.

 

Assignation automatique et intelligente des ressources

Lorsqu’une réservation est effectuée, les ressources allouées sont vérifiées et assignées si elles sont disponibles. Si aucune ressource n’est disponible, la réservation est bloquée.

Cet évènement ne peut pas être réservé car il n’y a pas de “Guide” disponible.

Si vous sélectionnez plusieurs ressources (ou une catégorie de ressources) dans la même allocation, une seule d’entre elles sera assignée. Cette ressource est choisie automatiquement et intelligemment en fonction de la disponibilité et des paramètres des ressources au moment de la réservation.

Cependant, si elle est affectée par réservation, vous pouvez autoriser la combinaison de ressources. Exemple : un client réserve 9 places, une “ressource A” OU BIEN une “ressource B” doit être assignée à chaque personne, mais seulement 7 “ressource A” et 6 “ressource B” sont disponibles à ce moment-là. Dans ce cas, 7 “ressource A” et 2 “ressource B” seront assignées.

 

Autoriser les clients à choisir leurs ressources

Par défaut, les ressources sont automatiquement choisies, mais vous pouvez également laisser le client choisir la ou les ressources manuellement. Dans ce cas, vous pouvez placer le champ “Sélection des ressources” où vous le souhaitez dans votre formulaire de réservation.

Ensuite, les clients pourront sélectionner la ressource souhaitée pour chaque activité, ou pour chaque évènement, à votre convenance.

De même, il existe une option pour permettre à l’utilisateur de choisir la quantité de ressources. Cela ne veut pas dire que le client peut surréserver ou manquer de ressources, mais que le client peut choisir la répartition des ressources. Dans l’exemple précédent, le client peut sélectionner 4 “ressource A” et 5 “ressource B” (au lieu de 7 “ressource A” et 2 “ressource B” par défaut).

Le client peut également répartir les places entre les ressources au lieu de choisir directement leur nombre. Par exemple, il peut réserver “ressource A” pour 3 personnes et “ressource B” pour 6 personnes. Cette différence prend tout son sens si une ressource peut accueillir plusieurs personnes.

 

Rendre vos ressources payantes

Il est possible de définir un prix pour vos ressources. Le prix de chaque ressource assignée à la réservation s’ajoute au prix total de celle-ci.

Avec le module Prices and Credits, vous pouvez définir un prix en crédits et vos clients peuvent payer avec leur Passe de réservations.

Cette fonctionnalité est également entièrement compatible avec WooCommerce.

 

Filtrer, afficher et modifier les ressources des réservations

Une fois la réservation effectuée, les ressources lui sont affectées. Vous pouvez les voir à partir de la liste de réservations du back office. Il existe un filtre pour afficher uniquement les réservations et les évènements auxquels les ressources sélectionnées sont affectées.

Chaque réservation offre un aperçu de ses ressources au survol de la souris, une vue complète et un bouton pour modifier les ressources.

En effet, vous pouvez assigner n’importe quelle ressource à n’importe quelle réservation / évènement depuis le backend, et vous pouvez modifier les ressources assignées sans aucune restriction.

 

Shortcode et exportation des ressources

Les ressources affectées peuvent également être affichées dans les listes de réservations du frontend, dans une colonne globale ou dans une colonne distincte par ressource. Il en va de même pour les exports de réservations (CSV et iCal).

Vous pouvez afficher les ressources assignées dans les notifications grâce à des balises spécifiques, et elles sont automatiquement affichées dans les articles du panier et les articles de commande WooCommerce.

Enfin, le shortcode paramétrable [bookingactivities_resources] permet d’afficher une liste des ressources assignées (ou, au contraire, des ressources disponibles) pour la période souhaitée, ou pour l’évènement souhaité.

 

Prérequis

Resource Availability est un module complémentaire pour Booking Activities, vous devez donc d’abord installer et activer Booking Activities. Les fonctionnalités liées à WooCommerce sont automatiquement activées lorsque WooCommerce est installé et activé également.

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resource-availability-resource-settings
resource-availability-allocate-resource-to-activity
resource-availability-resource-allocation-settings-per-booking
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resource-availability-resource-selection-field-per-activity
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1.1.1 - 2023/12/13

  • Feature - Allow to filter user booking list by resource using the "in__resource_id" parameter in the [bookingactivities_list] shortcode
  • Fix - Resource allocation fields were not correctly hidden contextually

1.1.0 - 2023/10/18

  • See the friendly release note
  • Feature - Set a price for resources (fully compatible with WooCommerce and Booking Activities' add-ons)
  • Feature - Manually set the assignment order (in the "Resource selection" option, in resource allocation settings)
  • Feature - Option to show or hide the resource price in Resource Selection field
  • Feature - Add notification tag {resources_price}, and a column in booking export
  • Tweak - When cart item quantity changes, reassign the resources according to the "Resource selection" option value instead of always trying to keep the already assigned resources
  • Tweak - Ignore resource check while rescheduling from the admin by default
  • Tweak - Try to keep assigned resources when WC cart item quantity changes if the user can select the resource
  • Fix - Resources were not cached when using bara_get_resources_data
  • Fix - PHP Notice when deleting a resource and its future assignments from the calendar editor
  • Fix - Overall quantity not changed when resource quantity changes if quantity selection was set to let user chooses the resources quantity
  • Dev - Add bara_get_resource_categories_data and bara_get_resource_allocations_data functions to get and cache resource allocations and resource categories data with their metadata
  • Dev - bara_get_resource_assignments function get resource assignment metadata (not used in core, for third-party plugins)
  • Dev - Use Booking Activities (or WooCommerce) API to format prices
  • Dev - Pass resource data and allocation data to javascript in booking system data instead of using HTML5 data- attributes

1.0.2 - 2023/05/23

  • Dev - Compatibility with Booking Activities 1.15.13

1.0.1 - 2023/04/18

  • Tweak - Change the overall quantity as the user changes the resource quantity in booking forms
  • Fix - Grouped activities resource selection were displayed twice in groups resource selection

1.0.0 - 2023/04/14

  • Feature - Create a resource and set its availability
  • Feature - Categorize your resources for easier administration
  • Feature - Allocate resources (or resource categories) to an activity / a group category
  • Feature - Assign resources to the whole event or per booking
  • Feature - Availability options for resources: Days off, Min / Max bookings per resource (if assigned per-booking)
  • Feature - Option to show or hide the booked resources on the frontend
  • Feature - Allow the customer to choose the resource, if multiple are available, for each activity or each event (you need to add the "Resource selection" form field)
  • Feature - Allow the customer to choose the number of resources, or the booking distribution per resource
  • Feature - Filter the backend booking list and calendar per resource
  • Feature - View and edit booking resource assignments from the backend
  • Feature - Add user booking list columns: resources, booking_resources, event_resources, and resource_{id} where {id} is the resource id
  • Feature - Add booking exports columns: Resources, Resources of the booking, event_Resources of the event, and one column per resource
  • Feature - Add notification tags: {resources}, {booking_resources}, {event_resources}
  • Feature - Add shortcode [bookingactivities_resources] to display resource list, with the number of assigned or available resources