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Exporter les réservations et les évènements

1. Exporter les évènements en iCal et les synchroniser sur une appli de calendrier

Vous pouvez exporter vos évènement au format iCal (.ics) afin de les ajouter à votre application de calendrier préférée (ex. : Google Agenda)

  • Créez un formulaire de réservation
  • Configurez le champ “Calendrier” pour qu’il affiche les évènements que vous souhaitez exporter
  • Cliquez sur l’icône “exporter” du champ “Calendrier” ()
  • Cliquez sur le bouton “Exporter” dans la boîte de dialogue afin d’obtenir votre fichier .ics
  • Ou bien, vous pouvez copier l’URL fournie et l’utiliser pour synchroniser les évènements de ce champ calendrier vers votre application de calendrier

Voici la différence entre exporter et synchroniser :

  • Exporter: Les évènements que vous voyez maintenant sont exportés
  • Synchroniser: Les évènements que vous voyez maintenant sont exportés. Mais si dans le futur, des évènements apparaissent (ou disparaissent) de ce champ calendrier, ils apparaîtront (ou disparaîtront) également du calendrier synchronisé.

Notez que l’URL qui vous est donnée fournie toujours des données en temps réel. Mais votre application de calendrier ne se synchronise jamais en temps réel. Elle peut se synchroniser toutes les 24h ou plus encore, il est donc normal que vos évènements ne soient pas mis à jour en temps réel sur vos applications de calendrier.

La marche à suivre pour importer le fichier donné, ou pour synchroniser l’URL à votre application de calendrier dépend uniquement d’elle. Veuillez vous référer à la documentation de votre application de calendrier.
Par exemple, avec Google Agenda, voici comment importer des fichiers iCal, et voici comment créer un calendrier à partir d’une URL.

 

2. Exporter les réservations en iCal et les synchroniser sur une appli de calendrier

2.a. Pour vos clients

Vos clients disposent de leurs propres liens pour exporter et synchroniser leurs réservations sur leur application de calendrier.
Vous pouvez le leur fournir via le système de notifications :

  • Allez dans le menu “Réglages” de Booking Activities
  • Cliquez sur l’onglet “Notifications”
  • Choisissez n’importe quelle notification destinée au client (lorsqu’une réservation devient “réservée” ou “en attente” sont pertinantes)
  • Dans le message, ajoutez l’étiquette {user_ical_url}
    • Astuce : Vous pouvez utiliser le code HTML <a href="{user_ical_url}">Download your bookings</a> pour créer un lien vers le fichier .ics

Cette étiquette affichera leur URL personnelle pour exporter toutes leurs réservations. Si le client a effectué sa réservation sans compte, cette URL exportera uniquement la réservation actuelle.

2.b. Pour les administrateurs

De votre côté, si vous souhaitez exporter les réservations au format iCal, vous devez suivre les instructions données en 1., et configurer votre champ “Calendrier” pour qu’il affiche uniquement les réservations :

 

3. Exporter les réservations en CSV et les synchroniser sur une appli de tableur

Vous pouvez exporter votre liste de réservations en fichier CSV, avec une multitude de données liées aux réservations. Ceci est utile afin d’exploiter vos données de réservations à l’aide de tableurs (ex. : Google Sheets, Excel).

  • Allez sur le menu “Réservations” de Booking Activities
  • Configurez vos filtres de manière à n’afficher que les réservations que vous souhaitez exporter
  • Choisissez “Exporter” dans la boîte de sélection “Actions groupées” au dessus de la liste
  • Cliquez sur “Appliquer”

une boîte de dialogue apparaît, vous devez configurer quelles données vous souhaitez exporter :

  • Tout d’abord, choisissez entre exporter une ligne par groupe de réservations, ou bien une ligne pour chaque réservation de chaque groupe
  • Ensuite, choisissez les données (les colonnes) que vous souhaitez exporter
    • Astuce : attention à l’ordre dans lequel vous ajoutez vos données, ce sera l’ordre dans lequel les colonnes apparaîtront.
  • Enfin, choisissez ou non de mettre une limite sur le nombre de réservations exportées
    • Astuce : si vous ne mettez aucune limite, cela pourra prendre plus de temps à exporter.
  • Cliquez sur “OK” pour générer le lien d’exportation
  • Cliquez sur le bouton “Exporter” dans la boîte de dialogue pour obtenir votre fichier .csv
  • Ou bien, vous pouvez copier l’URL fournie et l’utiliser pour synchroniser cette liste de réservations vers votre tableur

Voici la différence entre exporter et synchroniser :

  • Exporter: Les réservations que vous voyez maintenant sont exportés
  • Synchroniser: Les réservations que vous voyez maintenant sont exportés. Mais si dans le futur, des réservations apparaissent (ou disparaissent) dans cette liste (avec les filtres actuels appliqués), ils apparaîtront (ou disparaîtront) également du tableur synchronisé.

Notez que l’URL qui vous est donnée fournie toujours des données en temps réel. Mais votre application de tableur ne se synchronise jamais en temps réel. Elle peut se synchroniser toutes les 24h ou plus encore, il est donc normal que vos réservations ne soient pas mis à jour en temps réel sur vos tableurs.

La marche à suivre pour importer le fichier donné, ou pour synchroniser l’URL à votre tableur dépend uniquement d’elle. Veuillez vous référer à la documentation de votre tableur.
Par exemple, avec Google Sheets vous devez utiliser la formule IMPORTDATA, ou suivre ces indications pour importer un fichier CSV.

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