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Exporter les réservations et les évènements

1. Exporter les réservations en iCal et les synchroniser sur une appli de calendrier

En tant qu’administrateur, vous allez pouvoir voir les évènements réservés, leur nombre de réservations et leur liste de réservations directement depuis votre application de calendrier (ex. : Google Agenda, MS Outlook).

  • Allez dans Booking Activities > Réservations
  • Configurez vos filtres de manière à n’afficher que les réservations que vous souhaitez exporter
  • Cliquez sur le bouton “Exporter” juste au-dessous du bouton pour filtrer les réservations

Une boîte de dialogue apparaît, vous pouvez alors personnaliser le titre et la description de vos évènements :

  • Tout d’abord, sélectionnez bien l’onglet “iCal”
  • Affichez la liste des “Balises disponibles” au-dessous (cliquez sur “montrer”)
  • Vous pouvez copier la balise désirée et la coller dans le champ “Titre de l’évènement” ou “Description de l’évènement” afin d’afficher la donnée correspondante

Vous pouvez ensuite personnaliser les listes de réservations affichées à l’aide des balises {booking_list} et {booking_list_raw}

  • Affichez les “Réglages des balises de listes de réservations” au-dessous (cliquez sur “montrer”)
  • Choisissez les colonnes que vous souhaitez afficher
    • Attention : l’ordre dans lequel vous ajoutez les colonnes définit l’ordre dans lequel elles apparaîtront
  • Choisissez d’afficher des données brutes, ou bien formattées
  • Choisissez d’afficher le titre des colonnes ou non

Enfin, finalisez l’export

  • Choisissez de mettre ou non une limite sur le nombre de réservations exportées
    • Attention : si vous ne mettez aucune limite, cela pourra prendre plus de temps à exporter
  • Cliquez sur “OK” pour générer le lien d’exportation
  • Cliquez sur le bouton “Exporter” dans la boîte de dialogue pour obtenir votre fichier .ics
  • Ou bien, vous pouvez copier l’URL fournie et l’utiliser pour synchroniser cette liste de réservations vers votre tableur

 

Comment utiliser votre fichier / URL iCal?

Voici la différence entre exporter et synchroniser :

  • Exporter : Les réservations que vous voyez maintenant sont exportées.
    • Vous obtenez un fichier .ics, il n’est pas lisible directement, vous devez l’importer dans une application de calendrier
  • Synchroniser : Les réservations que vous voyez maintenant sont exportées. Mais si dans le futur, des évènements apparaissent (ou disparaissent) de ce calendrier de réservations, ils apparaîtront (ou disparaîtront) également sur le calendrier synchronisé.
    • Vous obtenez une URL, elle n’est pas faîte pour être visitée telle quelle, cela reviendrait à faire un export, vous devez utiliser cette URL dans une application de calendrier

Notez que l’URL qui vous est donnée fournie toujours des données en temps réel. Mais votre application de calendrier ne se synchronise jamais en temps réel. Elle peut se synchroniser toutes les 24h ou plus encore, il est donc normal que vos évènements ne soient pas mis à jour en temps réel sur vos applications de calendrier.

La marche à suivre pour importer le fichier donné, ou pour synchroniser l’URL à votre application de calendrier dépend uniquement d’elle. Veuillez vous référer à la documentation de votre application de calendrier. Par exemple :

Import Sync
Google Agenda importer des événements (Étape 2 : Importer des événements dans Google Agenda) ajouter l’agenda d’un autre utilisateur (cliquez sur “Ajouter à l’aide d’un lien”)
Outlook.com importer un calendrier (rubrique “Télécharger un calendrier à partir d’un fichier”) s’abonner à un calendrier (rubrique “S’abonner à un calendrier”)
Microsoft Outlook importer un fichier .ics (rubrique “Importer un fichier .ics ou .vcs”) ajouter un calendrier internet (rubrique “Ajouter des calendriers Internet”)

 

2. Permettre à vos clients de voir leur réservations sur leur application de calendrier

Vos clients disposent de leurs propres liens pour exporter et synchroniser leurs réservations sur leur application de calendrier. Les évènements afficheront sobrement le titre de l’évènement réservé, et n’auront aucune description.

Vous pouvez leur fournir leur lien via le système de notifications :

  • Allez dans Booking Activities > Réglages > onglet “Notifications”
  • Choisissez n’importe quelle notification destinée au client (lorsqu’une réservation devient “réservée” ou “en attente” sont pertinantes)
  • Dans le message, ajoutez la balise {user_ical_url}
    • Astuce : ajoutez des paramètres à l’URL pour définir la période à exporter, par exemple {user_ical_url}&start=today&end=+12month pour exporter les évènements des 12 prochains mois à compter d’aujourd’hui
    • Astuce : utilisez le code HTML <a href="{user_ical_url}">Download your bookings</a> pour créer un lien vers le fichier .ics

Cette balise affichera leur URL personnelle pour exporter toutes leurs réservations. Si le client a effectué sa réservation sans compte, cette URL exportera uniquement la réservation actuelle.

 

3. Exporter les évènements d’un formulaire en iCal et les synchroniser sur une appli de calendrier

Vous pouvez exporter vos évènements au format iCal (.ics) afin de les ajouter à votre application de calendrier préférée (ex. : Google Agenda)

  • Créez un formulaire de réservation
  • Configurez le champ “Calendrier” pour qu’il affiche les évènements que vous souhaitez exporter
  • Cliquez sur l’icône “exporter” du champ “Calendrier” ()
  • Cliquez sur le bouton “Exporter” dans la boîte de dialogue afin d’obtenir votre fichier .ics
  • Ou bien, vous pouvez copier l’URL fournie et l’utiliser pour synchroniser les évènements de ce champ calendrier vers votre application de calendrier

Reportez-vous à cette rubrique pour savoir comment importer / synchroniser vos évènements sur votre application de calendrier.

 

4. Exporter les réservations en CSV et les synchroniser sur une appli de tableur

Vous pouvez exporter votre liste de réservations en fichier CSV, avec une multitude de données liées aux réservations. Ceci est utile afin d’exploiter vos données de réservations à l’aide de tableurs (ex. : Google Sheets, MS Excel).

  • Allez dans Booking Activities > Réservations
  • Configurez vos filtres de manière à n’afficher que les réservations que vous souhaitez exporter
  • Cliquez sur le bouton “Exporter” juste au dessous du bouton pour filtrer les réservations

Une boîte de dialogue apparaît, vous devez configurer quelles données vous souhaitez exporter :

  • Tout d’abord, sélectionnez bien l’onglet “CSV”
  • Choisissez les données (les colonnes) que vous souhaitez exporter
    • Attention : l’ordre dans lequel vous ajoutez les colonnes définit l’ordre dans lequel elles apparaîtront
  • Choisissez d’afficher des données brutes, ou bien formattées
  • Choisissez entre exporter une ligne par groupe de réservations, ou bien une ligne pour chaque réservation de chaque groupe
  • Enfin, choisissez ou non de mettre une limite sur le nombre de réservations exportées
    • Attention : si vous ne mettez aucune limite, cela pourra prendre plus de temps à exporter
  • Cliquez sur “OK” pour générer le lien d’exportation
  • Cliquez sur le bouton “Exporter” dans la boîte de dialogue pour obtenir votre fichier .csv
  • Ou bien, vous pouvez copier l’URL fournie et l’utiliser pour synchroniser cette liste de réservations vers votre tableur

 

Comment utiliser votre fichier / URL CSV ?

Voici la différence entre exporter et synchroniser :

  • Exporter : Les réservations que vous voyez maintenant sont exportées.
    • Vous obtenez un fichier .csv, il n’est pas lisible directement, vous devez l’importer dans une application de tableur
  • Synchroniser : Les réservations que vous voyez maintenant sont exportées. Mais si dans le futur, des réservations apparaissent (ou disparaissent) dans cette liste (avec les filtres actuels appliqués), elles apparaîtront (ou disparaîtront) également sur le tableur synchronisé.
    • Vous obtenez une URL, elle n’est pas faîte pour être visitée telle quelle, cela reviendrait à faire un export, vous devez utiliser cette URL dans une application de tableur

Notez que l’URL qui vous est donnée fournie toujours des données en temps réel. Mais votre application de tableur ne se synchronise jamais en temps réel. Elle peut se synchroniser toutes les 24h ou plus encore, il est donc normal que vos réservations ne soient pas mis à jour en temps réel sur vos tableurs

La marche à suivre pour importer le fichier donné, ou pour synchroniser l’URL à votre tableur dépend uniquement d’elle. Veuillez vous référer à la documentation de votre tableur. Par exemple :

Import Sync
Microsoft Excel importer un fichier texte (selectionnez votre version d’Excel, les instructions sont sous “Importer un fichier texte en vous connectant à celui-ci”) se connecter à une page web (selectionnez votre version d’Excel, et cliquez sur “Se connecter à une page web”)
Après l’importation / la synchronisation, sélectionnez toutes les lignes (CTRL+A), et cliquez sur “Renvoyer à la ligne automatiquement” dans le menu “Accueil” afin d’assurer un affichage lisible.
Google Sheets importer des ensembles de données IMPORTDATA
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