Le module Waiting List surveille la disponibilité des évènements grâce à ses nombreux déclencheurs que vous pouvez activer ou non.
Cela lui permet de traiter automatiquement les listes d’attente aussitôt qu’un évènement se libère. Mais vous voudrez parfois déclencher manuellement le traitement d’une liste d’attente, ou vérifier si une réservation spécifique de la liste d’attente peut être acceptée.
Traiter une seule réservation
Pour vérifier si une réservation spécifique à l’état « Liste d’attente » peut être confirmée, c’est-à-dire si l’évènement est disponible pour cette réservation :
- Allez dans Booking Activities > Réservations > dans la liste de réservation, colonne « Actions », Cliquez sur le bouton « Réveil »
- Le bouton n’apparaît que si la réservation est à l’état « Liste d’attente ».
Une boîte de dialogue apparaît :
- Action si l’évènement est disponible : sélectionnez l’action que vous souhaitez exécuter
- Utiliser les paramètres du calendrier du formulaire : le système utilise la valeur que vous avez configuré dans les réglages du calendrier du formulaire.
- Notifier le client : La notification « Un évènement ayant une liste d’attente est disponible » est envoyée au client
- Réserver temporairement : La réservation passe à l’état « Liste d’attente – Accepté » pour une durée limitée
- Réserver : La réservation passe à l’état « En attente » ou « Réservé »
- L’état de la réservation est défini par l’option dans Booking Activities > Réglages > onglet Général > Statut de réservation par défaut
- Envoyer des notifications : désactivez cette option pour ne pas envoyer les notifications de modification d’état de la réservation
- Si l’action est « Notifier le client », cette option est ignorée.
Traiter une liste d’attente complète
Pour traiter une liste d’attente complète, il vous faudra sélectionnez toutes les réservations en « Liste d’attente » de l’évènement désiré :
- Allez dans Booking Activities > Réservations
- Dans le filtre « État » sélectionnez uniquement « Liste d’attente »
- Sur le calendrier, cliquez sur l’évènement désiré
- Sélectionnez toutes les réservations désirées
- Cochez la case dans l’en-tête du tableau puis cliquez sur le bouton « Sélectionnez tous les … éléments » afin de sélectionnez toutes les réservations.
- Dans la liste déroulante « Actions groupées » sélectionnez « Traiter la liste d’attente »
- Cliquez sur le bouton « Appliquer »
Une boite de dialogue apparaît, reportez-vous aux instructions ci-dessus pour plus d’informations.
Seules les réservations sélectionnées sont traitées, si vous souhaitez traiter la liste d’attente complète vous devez donc sélectionnez toutes les réservations.
Une fois qu’une réservation a été placée sur la liste d’attente, qu’elle soit acceptée ou non, le client peut la voir et la confirmer ou la refuser à partir de sa liste de réservations.